• Door de coronapandemie werken veel mensen al maandenlang thuis. En mogelijk wordt er ook na de crisis minder op kantoor gewerkt.
  • Dat is voor sommige gezinnen slecht nieuws. Een keukentafel, slaapkamer of andere ruimte in het huis is ineens niet meer bruikbaar voor andere gezinsleden.
  • Moeten werkgevers het gebruik van kostbare ruimte thuis structureel vergoeden? Hoe doen bedrijven dat waar thuiswerken al de norm is?

Door de coronapandemie werken mensen meer thuis dan ooit. Kamers, hoeken en keukentafels zijn opeens werkplekken en in sommige gevallen daardoor minder begaanbaar voor andere gezinsleden. Een deel van het huis is voor een deel van de dag ingericht voor de werkgever. Moet daar een structurele vergoeding tegenover staan? 

Marina ter Woort, moeder van twee kinderen van 2 en 6 jaar, vindt van wel. Sinds de coronacrisis is ze een slaapkamer kwijt in hun relatief kleine huis van 58 vierkante meter.

“Mijn vriend heeft een salesfunctie en is veel  aan het bellen. Dat gaat niet als er een peuter naar binnen rent”, zegt Ter Woort. “Maar het is vooral onhandig omdat ik als freelancer óók thuiswerk. Voorheen hadden de oppas en de kinderen dan een uitwijkmogelijkheid naar de slaapkamer, maar nu moeten ze naar buiten.” 

Ze baalt toch wel van de situatie. “Het grootste deel van de dag is die kamer niet van ons, maar van mijn vriend en zijn werkgever. Hij heeft overigens wel een thuiswerkvergoeding gekregen van zo’n 1.500 euro.”

Dat is royaal want werknemers van sommige grote advocatenkantoren moeten het doen met een paar honderd euro. En veel werknemers krijgen helemaal geen thuiswerkvergoeding.

Lees in dit verband ook: Bedrijven in Nederland gaan over tot compensatie voor thuiswerken – vergoeding voor inrichting thuiswerkplek loopt op tot €750

'Een enorme bureaustoel'

Ter Woort weet echter niet of ze zo blij is met de vergoeding die bedoeld is voor de inrichting van de thuiswerkplek. “Mijn vriend heeft er een tweede scherm en een enorme bureaustoel van gekocht. Die laatste past nauwelijks in de kamer. Het plantenbudget vind ik dan wel weer een leuke toevoeging”, verzucht ze. 

Thuiswerken werd altijd gezien als een gunst van de werkgever naar de werknemer. Een dag ziet er toch rustiger uit als je niet naar kantoor hoeft. Sommige bedrijven deden er liever niet aan.

Maar toen kwam flexibel werken in zwang, ook wel flexwerken of het nieuwe werken genoemd. Het zijn termen voor flexibiliteit in tijd, duur en plaats van werken. Uit onderzoeken bleek dat dit de productiviteit van werknemers ten goede zou kunnen komen. 

Als bedrijf ging je met de tijd mee wanneer je werknemers de vrijheid gunde om zelf kantooruren te bepalen of om een dag thuis te werken. Dit werd ook in de wet geregeld.

Sinds 1 januari 2016 is de Wet flexibel werken (Wfw) van kracht, daarmee kunnen werknemers een verzoek indienen bij de werkgever voor aanpassing van werktijden en werklocatie. Overigens kunnen werkgevers een dergelijk verzoek wel weigeren. Dat gaat het makkelijkst bij een verzoek over de werklocatie. 

Van gewilde arbeidsvoorwaarde naar dwingend advies

In coronatijd is thuiswerken geen gewilde arbeidsvoorwaarde meer, maar een dwingend advies van de overheid aan werknemers en werkgevers. Waar thuiswerken in normale tijden vooral als een voordeel werd gezien, kan het tijdens de pandemie als een offer voelen, zoals het verhaal van Ter Woort schetst. 

Bedrijven komen werknemers tegemoet met vergoedingen voor de inrichting voor de werkplek en soms ook voor hogere energiekosten. Kun je als werknemer ook bij de werkgever terecht voor een structurele vergoeding voor het gebruik van ruimte?

“Daar is geen juridische grondslag voor”, zegt Suzanne Knottnerus van de juridische startup blended.law die onder meer werknemers helpt bij juridische vraagstukken in de coronacrisis. “Ik heb de vraag ook voorgelegd aan collega’s, waaronder arbeidsrechtadvocaten. Het heeft nogal wat teweeg gebracht. Sommigen vinden het belachelijk als een werknemer om een dergelijke vergoeding zou vragen. ‘Ze mogen blij zijn dat ze thuis kunnen werken’, stellen zij. Anderen zeggen: ‘Waarom niet? Het gaat niet om de koffie die thuis opgaat. De rest van de gezinsleden moet echt inleveren.”

Knottnerus ziet dat zelf thuis ook. “De woonkamer is de werkkamer van mijn man. Gelukkig kan ik wel af en toe naar kantoor.” Vanuit werknemersoogpunt is er wel wat te zeggen voor een structurele vergoeding, vindt ze. “Zeker in grote steden waar vierkante meters duur zijn en mensen klein wonen.”

'Werkgevers hoeven minder vierkante meters te huren'

Bovendien lijkt het erop dat we ook na de coronacrisis meer thuis gaan werken. Knottnerus merkt dat het makkelijker is om kantoorpanden te huren. Veel bedrijven zeggen op of zien af van de verhuizing naar een groter pand.

Gemiddeld gaan werknemers een extra dag thuiswerken, concludeerde vastgoedadviseur Colliers International na een peiling onder 500 bedrijven. Dat levert een verdubbeling van lege kantoorruimte op in 2024.

“Als thuiswerken een permanent karakter krijgt, dan hebben werkgevers daar voordeel van. Ze hoeven zelf minder vierkante meters te huren. Dan is een structurele compensatie boven op de usual koffie-compensatie misschien op zijn plaats”, zegt Knottnerus.

Het is de vraag waarop die compensatie moet worden gebaseerd. “De werkgever huurt als het ware ruimte van de werknemer. Het hangt er vanaf hoe groot die ruimte is. Mogelijk kan een percentage van de vaste lasten worden vergoed.”

Volgens Knottnerus wordt er bij bedrijven wel gepraat over meer compensatie, maar dit hangt vaak samen met het bedrag aan vergoedingen dat werkgevers jaarlijks onbelast aan werknemers kunnen verstrekken. 

In 2020 gold 1,7 procent van de loonsom tot 400.000 euro, maar die is in verband met de coronacrisis verhoogd naar 3 procent. Dat is uiteraard niet genoeg voor een structurele compensatie, wellicht wel voor een extra groot kerstpakket.

GitLab heeft geen kantoor

Met het oog op een toename van thuiswerken of op afstand werken na de coronacrisis is het interessant om te kijken naar bedrijven waar dit al de norm is.

Het van oorsprong Nederlandse softwarebedrijf GitLab, dat het mogelijk maakt voor programmeurs om gezamenlijk in dezelfde omgeving te bouwen aan mobiele apps of computerprogramma’s, heeft geen kantoor. Sinds 2015 werkt al het personeel vanuit huis of een werkplek elders. Inmiddels gaat het om 1.300 werknemers in 69 landen die op afstand werken.

“Door de coronacrisis worden bedrijven gedwongen snel na te denken over werken op afstand en hoe dat te faciliteren. Voor GitLab is op afstand werken een langetermijnstrategie”, vertelt Roos Takken, People Business Partner van GitLab. “We laten aan mensen zelf over waar en hoe ze werken. En dat betekent dat ze overal kunnen werken, zowel thuis als in een coworking space of koffiebar. Dit is ons beleid dat al voor de coronacrisis gold. En het geldt ook tijdens en na de pandemie.” 

Van het bedrijf krijgen werknemers tips over een gezonde en ergonomische werkplek. Daarvoor mogen ze in totaal maximaal 2.500 dollar uitgeven. Werknemers kiezen zelf wat ze kopen. GitLab geeft wel de gemiddelde kosten en het maximaal te declareren bedrag per item op. Voor grote bedragen hebben werknemers goedkeuring nodig.

Zodra meubels, apparatuur of andere zaken aan vernieuwing toe zijn, kan het geld opnieuw worden uitgegeven. “We gaan ervanuit dat werknemers hier verantwoord mee omgaan”, zegt Takken. 

Vergoeding voor coworking space

GitLab geeft geen structurele vergoeding voor het gebruik van ruimte thuis. “Maar wel voor de huur van een coworking space of andere werkruimte elders", vertelt Takken. “Een vergoeding voor werkruimte thuis zal eerder aan de orde komen als de woning hier niet geschikt voor is. In dat geval raden we aan om een externe werkplek te huren.” 

Werknemers hoeven zich niet aan maximum bedragen te houden als zij een externe werkplek of coworking space huren, omdat de prijzen sterk verschillen per stad of land. Wel stelt het bedrijf als vereiste dat werknemers minimaal vier dagen per maand gebruikmaken van een externe werkplek om de kosten hiervoor vergoed te krijgen.

Takken weet niet hoeveel werknemers op dit moment werkplekken declareren. “Maar in ons Slack-kanaal wordt er regelmatig gepraat over leuke coworking spaces en de app Croissant, een soort Onefit voor flexibele werkruimte”, weet ze. 

Dit klinkt als muziek in de oren van Marina ter Woort, die de bui al ziet hangen na de coronacrisis. “Mijn vriend gaat vaker thuiswerken, dat heeft zijn werkgever al aangekondigd. Het zou mooi zijn als een externe werkplek wordt vergoed.”

Maar voorlopig moet ze de komende weken zien door te komen. De huidige lockdown duurt in ieder geval tot 19 januari. Het was al puzzelen voor het gezin toen de kinderen nog naar school en de opvang konden, nu zit iedereen wekenlang thuis.

Lees meer over thuiswerken: